16 hurtige tips til gennemførelse af et effektivt møde (med tjekliste)

Et effektivt møde er alles elskede, ikke kun formanden eller samtaleren. Vi høster det vi så.

1. Klarhed af formål:

Formålet med mødet skal være klart, og tilgangen skal være godt skitseret. Derefter kan diskussionen være målrettet.

2. Egnet formand:

Formanden bør passe til anledningen. England valgte Churchill som krigsministerpræsident, men da fred blev etableret.

3. God orientering:

Alle medlemmer bør have en god orientering og opmuntring til at bidrage til mødet.

4. Sikre punktlighed:

Da alles tid er involveret, bør formanden tage skridt til at sikre punktlighed. Der burde være belønninger for det og straffe (selvom subtile dem) for ikke at opretholde det ud af ren vane.

5. Tidsstyring:

For at starte og slutte i tide og rette dagsorden, bør formanden planlægge tiden godt. De enkelte punkter på dagsordenen kan tildeles fast tid til at afbalancere tidspunktet tildeling.

6. Har en strategi:

Siden en dag cricket er kommet, har vi hørt om strategi meget. En møderør skal have en forud planlagt strategi for, hvordan man håndterer visse mennesker, visse problemer og visse forventede situationer.

7. Klare beslutninger:

Beslutningerne skal være klare og tildeling af pligter efter evne og vilje. Der bør være et klart engagement fra medlemmerne.

8. Demokratisk ånd:

Demokrati er for alles retfærdige udvikling. Lad alle bidrage, være repræsenteret, behandles i mødernes beslutninger.

9. Opmuntre til at lytte:

Lytning opmuntres, når ting er af interesse for alle. Men forskellige motiver appellerer til forskellige mennesker. Ikke-lyttere står over for muligheden for afvisning og censur.

10. Løs konflikter:

Et sammenbrud af synspunkter skal løses. I stedet for at lave problemer kan man måske møde dem med forsiden.

11. Forklar positive og negative sider:

Formanden eller en kyndig talsmand bør forklare det gode i en ide såvel som den dårlige. Issue-based politik er den bedste. En rationel og kritisk, kyndig og ikke-følelsesmæssig tilgang skal tilskyndes.

12. Brug uoverensstemmelser:

Hvis der opstår en uenighed i sagen, kan det være en kilde til en bedre ide.

13. Ikke-personlige bemærkninger:

Medlemmet behøver ikke at gå ind i andres personlige liv, når mødet handler om spørgsmål, ikke til privatlivets fred.

14. Giv et flere valg:

For at give medlemmerne en følelse af at have valgt og besluttet, er det nyttigt at give dem forskellige muligheder og komme til det bedste.

15. Selvopfyldelse:

Mødet skal være tilfredsstillende med hensyn til kvaliteten af ​​beslutninger og kvaliteten af ​​deltagelsen. I en venlig atmosfære med upartisk formandskab er denne følelse lettere at udvikle. Medlemmerne skal have deres følelsesmæssige tilfredshed.

16. Få endelige løsninger:

I stedet for halvvejsløsninger eller kompromiser skal der træffes afgørende løsninger.

Faldgruber:

I forbindelse med et møde skal vi vogte mod:

(a) En forsinket start

(b) Bogføring i mindre problemer

c) Overskridelse af fristen

(d) Afbrydelser

e) Monopolisering af et medlem eller en undergruppe

(f) Cross-talk

(g) Tangential talk

(h) Emosionelle blændinger

(i) Svag eller forspændt formandskab

(j) Manglende nøglespillere

(k) En alt for ambitiøs dagsorden

(l) Møde som en erstatning for tænkning og handling (en slags hælde af problemer på en gruppe og at finde en syndebue)

Checkliste for udførelsen af ​​gode møder:

Som arrangør af møder kan du finde denne tjekliste nyttig.

1. Stolene, borde mv skal arrangeres godt.

2. Hvis medlemmerne skal have navneplader, mærker mv., Skal disse ordnes.

3. Papirvarer som stifter, klip, klæbebånd, papir, kuglepenne osv. Skal gives.

4. Det offentlige adressesystem skal testes.

5. For visuel fremspring skal apparatet testes.

6. Visningselementerne skal være klare og, hvis det er nødvendigt, fastgjort.

7. Hallen skal være pæn og fri for nem bevægelse. Ingen ledninger på gulvet, hvor man kan rejse.

8. Arrangementer skal være til snacks, vand mv., Hvis det kræves. Nogle mener, at "Ingen møde uden at spise."

9. Sørg for at medlemmerne har modtaget meddelelse. Sørg for at de kommer tilberedt. Tidspunktet for din telefon er vigtigt.

10. Udenfor eksperter har brug for særlig håndtering. Der skal arrangeres at modtage og eskortere dem.

11. Man skal se til belysning, ventilation, akustik (lydspredning) og temperaturen på mødet.

12. Arrangering af et stort møde er i sig selv et udvalgsarbejde. Man skal se, at medarrangørerne er velinformerede og kommunikationslinjer er åbne med dem.

13. Efter mødet skal opfølgningen ske hurtigt. Succesen for et møde og ros for det kan gøre os så selvfornøjelige, at vi kan blive inaktive.

14. Man skal forfølge handlingsplanen ved at danne en tilsynskæde. Dette ville fjerne den vigtigste kritik, der gælder selv for veludførte møder - alt tal og ingen handling.