13 Essential af et effektivt kommunikationssystem

Ved udviklingen af et effektivt kommunikationssystem skal ledelsen overveje følgende væsentlige forudsætninger for effektiv kommunikation:

(1) Klarhed af oplysninger:

Kommentering af 'kommunikationsrealisme' siger Terry, at det første essentielle i effektiv kommunikation er at "informere dig fuldt ud". Det indebærer, at kommunikatoren først og fremmest skal være klar i hans sind med de oplysninger, han ønsker at kommunikere. Kommunikation bør altid være fælles og letforståeligt sprog, så det måske ikke misforstås af de personer, der modtager det.

(2) Beskedens tilfredshed:

Meddelelsen, der skal meddeles, skal være tilstrækkelig og fuldstændig i alle henseender, da ufuldstændige oplysninger viser sig at være farlige ud fra forretningsmæssigt synspunkt. Omfanget af oplysninger, der transmitteres, afhænger af de berørte parters intellektuelle evner.

(3) Meddelelsens overensstemmelse:

Meddelelsen, der skal meddeles, bør ikke være indbyrdes modstridende, men det bør være i overensstemmelse med organisationens overordnede mål, politikker, programmer og procedurer. Selvmodsigende meddelelser skaber altid kaos og forvirring i organisationen, hvilket er yderst skadeligt for virksomhedens effektive drift. Hvis meddelelsen ændres fra den foregående, skal det klart fremgå, at chancerne for forveksling kan reduceres.

(4) Feedback:

Feedback er en vigtig metode til at sikre effektiv kommunikation. Det refererer til bekræftelsen af ideen om, hvorvidt meddelelsen er blevet forstået af modtageren i samme forstand, som afsenderen gør, eller om modtageren er enig eller uenig i kommunikatørens forslag, gør det afgørende for den del af afsender for at bekræfte det fra modtageren.

I tilfælde af kommunikation fra ansigt til ansigt er det lettere at få feedbackoplysninger, der observerer følelser og udtryk på modtagerens ansigt. Men for skriftlig kommunikation skal ledelsen udforme eller udvikle egnede midler og måder til at gøre kommunikation mere effektiv.

(5) Forståelse af modtageren:

Forståelse er hovedformålet med kommunikation. Kommunikationen skal skabe korrekt forståelse i modtagerens sind. Killian rådede, "kommunikere med en bevidsthed om den samlede fysiske og menneskelige indstilling, hvor informationerne vil blive modtaget.

Billede arbejdspladsen; bestemme modtagernes modtagelighed og forståelsesniveauer være opmærksom på det sociale klima og skikke, spørgsmålstegn ved informationens aktualitet. Spørg hvad, hvornår og på hvilken måde du vil blive kommunikeret med, hvis du var i et lignende miljø og stilling. "

(6) Høring:

Det er generelt ønskeligt at høre andre i planlægning af kommunikation. Dette vil give yderligere indsigt og objektivitet over for meddelelsen. En vigtig fordel ved høring er, at de, der er blevet tillid til, mens de planlægger kommunikation, vil yde aktiv støtte.

(7) Bestem medium:

Efter at have besluttet emnet skal det bestemmes, hvor bedst denne meddelelse skal formidles. Alle aspekter af mundtlig eller skriftlig kommunikation skal undersøges grundigt.

(8) Ton og indhold:

Kommunikatoren skal være forsigtig med det sprog, han bruger, mens han taler eller skriver. Hans tone, udtryk og følelser vil have en bestemt indvirkning på effektiviteten eller på anden måde af det, han forsøger at kommunikere.

(9) Timing og aktualitet:

Korrekt opmærksomhed bør rettes mod tidspunktet og aktualiteten af kommunikationen. Den samme besked vil blive modtaget eller reageret forskelligt af forskellige individer og grupper ad gangen og forskelligt af de samme individer og grupper på forskellige tidspunkter.

Selv i en nødsituation tør man ikke overse det situationsmæssige, psykologiske og tekniske aspekt af timingen. Desuden er det også nødvendigt, at informationen gives i tide, da uddateret information er lige så dårlig som eller værre end ingen overhovedet.

(10) Støtte med handling :

Det er meget nødvendigt, at kommunikatorens handlinger skal understøtte hans kommunikation. Dette skyldes, at handling taler højere end ord. Den mest overbevisende kommunikation, det skal bemærkes, er ikke, hvad man siger, men hvad man gør.

(11) Lytning:

Et meget vigtigt aspekt af effektiv kommunikation er, at ledere og vejledere bør være gode lyttere. Det er farligt at være uopmærksom eller ligeglad, når andre forsøger at kommunikere. De amerikanske amerikanske forvaltningsforbunds ti bud siger: "Lytning er en af de vigtigste, sværeste og mest forsømte Færdigheder M-kommunikation.

Det kræver, at vi ikke kun koncentrerer os om de eksplicitte betydninger, en anden person udtrykker, men på de implicitte betydninger, uudtalte ord og undertoner, der kan være langt mere betydningsfulde. Således må vi lære at lytte med det indre øre, hvis vi skal kende den indre mand. ”

(12) Miljø af tillid og tillid:

FE Fischer har påpeget, at 'kommunikation vokser bedst i et klima af tillid og tillid'. Der skal derfor gøres en stor indsats for at vinde tillid ved at rapportere fakta ærligt. Medarbejdere skal overbevises og føle, at virksomheden er sandfærdig og oprigtig i sine kontakter.

Paul Arnold, præsident for Arnold Bakeries: "Hvis din medarbejders relationer program er en sund en, hvis din hensigt er sandt, hvis dit folk tror på den hensigt, og i den sandhed, så og kun da kommunikerer du med succes."